| Opzetten verkoopproces |
|
 |
Een vroegere collega heeft me gevraagd om te helpen het administratieve verkoopproces van landbouwmachines te stroomlijjnen. Samen met alle betrokkenen hebben we een slank en eenvoudig systeem opgezet, zodat zoveel mogelijk gegevens maar één keer te hoeven worden opgenomen en later kunnen worden gebruikt.
Artikelgegevens uit de boekhouding worden in de offerte geladen, zodat met één druk op de knop een offerte kan worden omgezet naar een verkoop. Het hele proces is altijd overzichtelijk en gegevens worden op verschillende punten geverifieerd. Wel zo helder. |
| Ontwikkelen puntensysteem voor melkverwerker |
|
 |
Een melkverwerker in Duitsland heeft me gevraagd een puntensysteem te ontwikkelen en zo in kaart te brengen waar de melkveehouders staan ten opzichte van de gezamenlijke principes. Samen met de boeren hebben we een formulier ontwikkeld om een zelfevaluatie te kunnen doen.
Waar sta ik als melkveehouder op gebied van dierwelzijn, melkkwaliteit, natuurbeheer, klimaat en sociale bedrijfsvoering? De melkveehouders kiezen zelf welke aspecten ze verder willen ontwikkelen. Er gelden minimale puntenaantallen voor de verschillende gebieden en een minimale totaalscore. De eigen scores worden in de loop van het jaar gecontroleerd, net als de voorgenomen verbeteringen. Om het systeem te testen en te verbeteren zal ik de eerste audits zelf uitvoeren. Het is de bedoeling uiteindelijk tot een gedifferentieerde melkprijs te komen; boeren die voorop lopen krijgen daarvoor dan ook een wat hogere vergoeding. |
| Projecten voor Biodynamic Federation Demeter International |
|
 |
Demeter Internationaal is de overkoepelende organisatie van nationale Demeter-certificeerders en Biodynamische organisaties. In dit wereldwijde netwerk wordt gezamenlijk gewerkt aan principes, normen en procedures. Ik werk mee aan verschillende projecten rond controles en certificering.
Deze projecten hangen met elkaar samen. Training van controleurs, opbouw van controle-formulieren, verwerken van deze formulieren en certificaten toekennen. In een database komen al deze processen en gegevens bij elkaar. Door mijn helicopterview en brede ervaring ben ik in staat handvatten aan te reiken om de verschillende projecten in elkaar te laten passen. De bedoeling is een verbetering van de efficiëntie en effectiviteit in de certificering, zodat de Demeter-klant uiteindelijk krijgt wat hij of zij verwacht. Zo worden Biodynamische boeren gesteund in hun belangrijke werk. |
| Diverse controles en audits |
|
 |
Voor Stichting Demeter in Nederland voer ik audits uit bij Demeter-licentiehouders in de landbouw en in de verwerking. In het Verenigd Koninkrijk ben ik al werkzaam geweest als inspecteur.
Dat ik zowel de landbouw als de verwerking kan controleren, maakt het interessant. Zo krijg ik een goed beeld van de samenwerking in de productieketen. Door kennis van de praktijk ben ik in staat op een gepaste manier inspecties en audits uit te voeren. Licentiehouders begrijpen waar het om gaat als er afwijkingen zijn. Als regels voor licentiehouders niet passen, neem ik dat op met de certificeerder. Die wisselwerking is voor mij essentieel. Daarnaast heb ik uitgebreide ervaring met het doorvoeren van meerdaagse audits van certificerende organisaties, inclusief begeleide controles. |
| Doorontwikkeling Demeter-certificeringssysteem in Egypte |
|
 |
COAE is de Demeter-certificeerder in Egypte. In samenspraak met EBDA, de biodynamische vereniging, worden de samenwerking en de certificeringsprogramma's verbeterd. Daar is mijn hulp bij gevraagd. Bijkomend doel is opnieuw geaccrediteerd te worden voor bio.
In een gezamenlijke workshop hebben we met de certificeerders, overige biodynamische organisaties en licentiehouders knelpunten en doelstellingen in beeld gebracht. Vandaaruit hebben we de processen en documenten gestroomlijnd. We hebben een database opgezet en het team van certificeerders is getraind in het werken daarmee. De betrokkenen zijn zelf aan het werk om hun eigen werkwijze op te zetten. Waar nodig vraag ik door of geef praktische tips. Er is een nieuw project gestart: Economie van de Liefde. Er is mij gevraagd om te helpen bij het formuleren van normen op het gebied van ecologie, economie, gemeenschap en cultuur. De volgende stap is het implementeren van deze normen in inspectie en certificering. Mijn aanpak is om de zaken zo simpel mogelijk te houden. Door te werken met ontwikkeling, in plaats van met gedetailleerde criteria, wordt het systeem uitdagend. Zowel voor de licentiehouders als voor de organisatie. Ontwikkeling kan ook gegarandeerd worden door het aan de individuele licentiehouder over te laten wat hij of zij gaat doen. De organisatie borgt dat de ontwikkelingsstappen binnen de scope blijven en dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Dit is hoe ik graag werk! |
| Project collegiale toetsing |
|
 |
Inspecties op minimale normen zijn belangrijk om de kwaliteit van keurmerken te garanderen. Voor het Demeter-keurmerk van de biodynamische landbouw en verwerking is verdere ontwikkeling essentieel. Ik heb meegewerkt aan diverse projecten en initiatieven om die ontwikkeling te ondersteunen.
Bij Stichting Demeter en in een werkgroep van Demeter Internationaal heb ik meegewerkt aan methodes en formulieren om vanuit inspiratie aan ontwikkeling te werken. Centraal daarbij staan gesprekken met collega's (Collegiale Toetsing). Voor Demeter Duitsland en voor Stichting Demeter in Nederland begeleid ik dergelijke gesprekken tussen boeren. Recent ben ik ook begonnen met een groep bakkers. Het begint bij compacte en heldere, controleerbare voorwaarden. Daarop wordt doorgebouwd met het formuleren van de principes. Zeg maar het duidelijk in beeld brengen van de bedoeling van de biodynamische landbouw en verwerking. Boeren en verwerkers bepalen aan de hand van deze principes wat ze dit jaar op hun bedrijf ook echt gaan doen. Juist door collega's die de praktijk kennen, worden deelnemers aangesproken op de essentie van wat er op elk bedrijf speelt. Het voorwaardenboek voor landbouwbedrijven kon worden teruggebracht van 80 naar een concept van 10 pagina's. De bedrijven kunnen zo snel en effectief worden gecontroleerd, aangezien slechts de 10 essentiële aspecten worden gecontroleerd. De overige 170 meer algemene aspecten zijn teruggebracht tot principes. Op basis van deze principes formuleert ieder gecertificeerd bedrijf jaarlijks 1-2 ontwikkelingspunten. Het is de uitdaging om een balans te vinden tussen waarborgen en dynamische ontwikkeling. Inmiddels wordt in meerdere landen met deze werkwijze geëxperimenteerd. Deelnemende boeren zijn erg enthousiast en sterk gemotiveerd verbeteringen door te voeren. In plaats van "jij moet", wordt gewerkt met "ik wil". |
| Diverse workshops en trainingen |
|
 |
Op diverse werkplekken heb ik workshops en presentaties georganiseerd en uitgevoerd. Van presentaties voor boeren en verwerkers tot omschakelingstrainingen en internationale certificeringsworkshops.
Bij sommige presentaties of workshops ging het om invulling van onderdelen van een groter programma. In andere gevallen organiseerde ik een gehele bijeenkomst van meerdere dagen, met presentaties door verschillende experts. Voor mij is het van groot belang dat deelnemers actief betrokken worden. Daarbij zet ik graag verrassende instrumenten in om vooral de bedoeling te laten overkomen. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van muziek, om te horen en voelen wat het betekent als een muzikant een eigen invulling geeft aan een muziekstuk. In mijn ervaring is het belangrijk mensen te raken en te stimuleren zelf helder te krijgen wat ze willen. Dat werkt beter dan proberen anderen te overtuigen. En het is nog eens leuker ook! |
| Implementatie certificering EKO-keurmerk |
|
 |
Het EKO-keurmerk staat voor biologisch met meerwaarde. Boeren, handelaren, verwerkers, horeca en winkeliers leggen de lat hoger en werken aan verdieping en verduurzaming. Ik ben gevraagd te helpen bij het organiseren van controles en certificering.
We zijn begonnen met het opbouwen van alle benodigde gegevens, om een goed overzicht van alle bedrijven te krijgen. Dan maken we afspraken met alle betrokken controle-organisaties, om een slanke en efficiënte toetsing van de meerwaardes mogelijk te maken. Hoofddoel is een ontwikkeling die volledig wordt gedragen door de deelnemers. Dat betekent een bottom-up aanpak. Concrete omzetting zal dan worden gewaarborgd! De procedures zijn vastgelegd en de organisatie gaat zelfstandig verder. |
| Bedrijfssamenwerking |
|
 |
Samenwerking tussen akkerbouwers en veehouders door uitwisseling van mest en voer is een goede mogelijkheid om kringlopen te sluiten en beide bedrijven te versterken. Voor een groep Demeter-pluimveehouders heb ik meehelpen zoeken naar geschikte partnerbedrijven voor de teelt van voedergewassen.
We hebben geschikte akkerbouwbedrijven gevonden in Nederland en in Duitsland. We hebben onderzocht of subsidie mogelijk is voor dit project. Bij mijn aanpak gaat het om langdurige samenwerking tussen de bedrijven, waarbij de voerteelten in het bouwplan van de akkerbouwers passen en geschikt voer voor de kippen wordt geteeld. Belangrijk is de verbinding tussen de bedrijven en tussen de mensen. De verbindingen zijn gelegd en de veehouders maken zelf concrete afspraken. |
| Ontwikkeling en implementatie risicogeoriënteerde controles |
|
 |
Veel certificeringssystemen zijn gebaseerd op een jaarlijkse, fysieke controle. Bij dit project voor Demeter Duitsland bleek dat er teveel tijd aan controles van hele simpele bewerkingen, zoals het persen van kleine hoeveelheden appelsap. Maar juist te weinig tijd aan die van ingewikkelde processen, zoals de productie van babyvoeding.
Het was mijn taak om de controles en de certificering efficiënter en effectiever in te richten. We zijn gegevens gaan verzamelen van de betrokken bedrijven, zodat een beter beeld ontstond van wat elk bedrijf precies deed. Daarnaast hebben we speerpunten bepaald vanuit de principes. Zo kan worden ingeschat waar de grootste risico's voor Demeter liggen. We zijn sommige bedrijven meerdere malen per jaar gaan controleren en andere bedrijven slechts elke zoveel jaar. Al met al is de kwaliteit van de controles en van de certificering sterk verbeterd. Het aantal bevindingen nam toe, met 40% minder controles. Zo kan tijd en geld vooral daar worden ingezet waar het zinvol is. |
| Oplossingen op gebied van databases |
|
 |
Data zijn enorm belangrijk. Theoretisch kan alles worden geprogrammeerd, in de praktijk liggen hier grote uitdagingen. Programmeurs spreken letterlijk een andere taal dan de personen die met de data moeten werken. Dit geldt wellicht nog sterker voor mensen in idealistische organisaties.
In Nederland, in Duitsland en in Engeland heb ik meegewerkt aan beter en efficiënter gebruik van gegevens in een database. In de controle en certificering is slim gebruik van data essentieel om slank en effectief te werken. Ik ben geen programmeur, maar begrijp hoe de systemen werken. Door goed gebruik te maken van gegevens wordt het werk effectief en efficiënt. Zo kunnen gegevens die op certificaten nodig zijn worden gebruikt voor het in rekening brengen van bijdrages en ter voorbereiding van de controles. Algemene gegevens kunnen worden voorgedrukt in gekoppelde documenten, zodat gegevens niet meerdere malen hoeven worden doorgegeven en ingevoerd. Koppelingen met een website kunnen informatief en effectief zijn. Door echte keuzes te maken welke gegevens nodig zijn en hoe die kunnen worden gebruikt, zijn de databases sterk verbeterd. Dezelfde gegevens worden voor meerdere doelen gebruikt. Dubbel werk wordt vermeden. Inzicht in de gecertificeerde bedrijven is verbeterd. |
| Opzetten accreditatiesysteem |
|
 |
De Raad van Accreditatie van Demeter Internationaal werkt aan de wereldwijde afstemming en waarborging van de verschillende nationale certificeringssystemen. Versterking van de kwaliteit van werken was noodzakelijk.
Mijn taken waren analyse van certificeringsdata, verwerking van auditrapportages, maar ook het zelf uitvoeren van meerdaagse audits en het geven van workshops. Als lid van deze Raad heb ik een database opgezet, jaarlijkse certificeringsworkshops georganiseerd en meegewerkt aan de opzet en uitvoering van het accreditatiesysteem. Ook hebben we praktische standaardformulieren en checklists opgesteld als ondersteuning van de nationale certificeringsorganisaties. Hier heb ik veel geleerd over het werken op een eigen manier vanuit gedeelde principes. Landen zijn nu eenmaal verschillend en dat vraagt vaak om een specifieke aanpak. We zijn van een meer reactief werkende commissie veranderd in een pro-actieve Raad. |
| Opzetten certificeringssysteem |
|
 |
Samen met de Voorwaarden Commissie heb ik de voorwaarden voor de biodynamische landbouw met het Demeter-keurmerk voor Nederland opgezet en onderhouden. Met de Licentie Commissie heb ik de controlestructuren, checklists en een database opgezet.
Doel daarbij was altijd om slank en efficiënt te werken en de kwaliteit van het keurmerk te garanderen. Al snel werd duidelijk dat naast normen en controles in de biodynamische landbouw en verwerking ontwikkeling essentieel is. Certificering is geen doel op zich, maar een middel. Een middel voor de licentiehouders om zichzelf te verbeteren en producten onder het Demeter-keurmerk te vermarkten. Consumenten kunnen die producten kopen. Handelaren en winkeliers zorgen voor de verbinding. Juist die samenhang heeft het voor mij altijd zo interessant gemaakt. |
